Ne vous êtes vous jamais retrouvés avec une feuille de calcul Excel, couverte de chiffres avec laquelle vous devez extraire des informations utiles ?

Bien souvent, on aimerait connaître une formule magique qui nous permettrait en quelques clics d’extraire les données qui nous intéressent sans partir dans des calculs savants ou des manipulations compliquées.

Dans cet article, je vous propose de découvrir les astuces qui me facilitent la vie dans Excel et m’aident à être plus productif.

Mes principales astuces Excel sont :

  • Collage spécial
  • Atteindre
  • Remplissage instantané
  • Utilisation de l’apostrophe
  • F2

 

I. Collage spécial

Copier les données d’une cellule et les coller dans une autre est l’une des actions les plus courantes dans Excel. Le problème bien souvent est que vous ne souhaitez pas tout copier (formatage, formule, commentaires, etc.). C’est là que le collage spécial intervient.

Pour accéder à la fonction Collage spécial, faites un clic droit ou si vous préférez les raccourcis : utilisez le raccourci Ctrl+Alt+V.

Une fois que la boîte de dialogue “Collage spécial” est ouverte, vous pouvez choisir parmi de nombreuses options. Les plus utiles sont :

  • Coller : Valeurs
  • Opération : Transposé

collage special

Coller : Valeurs” colle la valeur de la cellule au lieu de copier la formule. Par défaut, Excel copie une formule, mais il arrive que vous souhaitiez simplement obtenir le résultat final.

Le raccourci pour “Coller : Valeurs” est Ctrl-Alt-V-V (puis Entrée)

 

Opération : Transposé” vous permet d’inverser les lignes et les colonnes en quelques secondes. Transposez une rangée de chiffres à la verticale ou vice-versa en copiant simplement et en utilisant la fonction “Opération : Transposé”

Le raccourci pour Transposer est Ctrl-Alt-V-E (puis Entrée).

 

II. Atteindre

Cette fonction se trouve dans le menu “Accueil”, dans la section Édition, sous “Rechercher et sélectionner”.

Atteindre” vous permet de sélectionner des types de cellules en masse.

Vous pouvez utiliser cette fonction pour sélectionner des cellules contenant des commentaires, des formules, des chiffres, du texte, des erreurs et bien d’autres choses encore. Une fois la sélection effectuée, vous pouvez appliquer un formatage, rechercher des erreurs ou mettre en évidence certains éléments.

Atteindre

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III. Remplissage instantané

Depuis sa version de 2013, Excel a ajouté un outil très pratique.

Disons que vous avez deux colonnes de noms (prénom et nom) et que vous voulez les assembler. Saisissez-le manuellement pour la première ligne et Excel comprendra ce que vous voulez dire et le fera pour le reste.

Il est possible que l’option “Remplissage instantané” ne soit pas activée. Vous pouvez vous en assurer en vous rendant dans les options avancées (Fichier > Options > Avancées). Vous pouvez également l’activer manuellement à partir de l’onglet “Données” dans la section ‘Outils de données” ou en utilisant Ctrl-E.

remplissage instantané

IV. Utilisation de l’apostrophe

Parfois, vous souhaitez taper du texte commençant par =, + oumais Excel l’interprète immédiatement comme une nouvelle formule.

En utilisant l’apostrophe, Excel comprend qu’il s’agit de texte et ne modifiera plus votre saisie.

Cela peut également être très utile si vous souhaitez écrire des chiffres commençant par des zéros comme 00043 : l’apostrophe empêchera Excel de supprimer vos zéros !

apostrophe

 

V. La touche F2

La dernière fonction est cachée et si simple que vous ne pourrez plus vous en passer : il s’agit de la touche F2.

Lorsque vous cliquez sur cette touche, Excel active en édition la cellule où vous vous situez, vous évitant ainsi de devoir faire un double clic à la souris sur cette cellule.

A la fin de la journée cela peut vous faire économiser de nombreux clics !

 

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