Les fonctions Excel simplifient le calcul et la compréhension de grandes quantités de données. En ne connaissant que quelques fonctions clés, vous pouvez décupler votre productivité et diminuer au passage le risque d’erreurs de calcul. Une bonne formule n’a pas besoin d’être complexe, c’est pourquoi je vous propose 8 fonctions Excel indispensables et faciles à utiliser au quotidien.
Sommaire
La fonction SOMME
Somme est une fonction de base à connaître : elle peut additionner des plages entières de chiffres ou seulement certaines cellules. Voici à quoi elle ressemble :
- =SOMME(A1:A10) additionne les valeurs des cellules A1 à A10.
- =SOMME(A5;A8) additionne les valeurs des cellules A5 et A8.
Les fonctions MAX et MIN
Si votre feuille de calcul contient beaucoup de chiffres, cette formule pourrait bien vous être utile. Avec Max, vous identifierez facilement le plus grand nombre dans une plage de calcul et inversement avec Min :
- =MAX(A1:A13)
- =MIN(A1:A13)
La fonction SI
Avec cette fonction, Excel vous indique si une condition est remplie dans votre tableau. Par exemple, si vous souhaitez connaître quels sont les valeurs de la colonne A inférieures à 5, vous pouvez demander à votre tableur de vous retourner le résultat ou » pour chaque cellule dont la valeur est inférieure à 5, et non pour chaque valeur supérieure à 5 :
- =SI(A2<5; »Oui »; »Non »)
La fonction SUPPRESPACE
Si vous copiez/collez des données dans une feuille Excel, vous prenez alors le risque de vous retrouver avec des espaces en trop. Ces espaces sont assez gênants, car ils peuvent empêcher vos formules de fonctionner correctement. Dans l’exemple ci-dessous, les animaux des cellules A2, A4 et A5 comportent des espaces supplémentaires. L’utilisation de Supprespace en colonne D a permis de supprimer ces espaces en trop :
- =SUPPRESPACE(A2)
La fonction CONCATENER
Concatener est une fonction permettant de combiner les valeurs de plusieurs cellules dans une seule et même cellule. Cette fonction permet d’économiser du temps en évitant de combiner les cellules manuellement. Dans notre exemple, la colonne A contient les prénoms et la colonne B les noms de famille. En utilisant Concatener, vous pouvez reconstituer les noms complets très rapidement et vous économiser de nombreux copier/coller manuels :
- =CONCATENER(A2; » « ;B2)
La fonction AUJOURDHUI
Nous avons parfois besoin d’indiquer la date du jour à chaque fois que nous ouvrons une feuille Excel. Ainsi, au lieu de taper manuellement la date à chaque fois, utilisez plutôt la fonction Aujourdhui. Désormais, à chaque ouverture de votre feuille, la cellule sera mise à jour avec la date actuelle :
- =AUJOURDHUI()
La fonction NOMPROPRE
Excel ne sert pas seulement à l’analyse des données : il est également très utile pour organiser et trier les informations. Lorsque vous saisissez de grandes quantités de texte, Nompropre vous permettra de convertir la première lettre de chaque mot en majuscule. Dans cet exemple, des prénoms en colonne A ne commencent pas par une majuscule. Au lieu de cliquer dans chaque cellule, de supprimer la première lettre de chaque nom et de taper une lettre en majuscule (ce qui représente beaucoup de clics et de temps), Nompropre vous aide à le faire de façon instantanée.
- =NOMPROPRE(A2)
La fonction FIN.MOIS
Fin.mois peut être utilisée pour trouver le dernier jour du mois en cours ou des mois à venir. Au lieu de faire des allers-retours entre un calendrier et la feuille de calcul, privilégiez plutôt Fin.mois(date de début, 0). Poussez cette formule un peu plus loin et calculez le mois suivant en ajoutant Fin.mois(date de début, 1). Remarquez dans l’exemple comment les mois futurs peuvent être calculés en augmentant le nombre à la fin de la formule :
- =FIN.MOIS(A2;0)
- =FIN.MOIS(A2;1)
Une dernière chose à propos de cette formule : lorsque vous saisissez la date de début, veillez à utiliser la fonction DATE (2021;6;4), soit le 4 juin 2021, pour que la formule fonctionne correctement. Si la formule renvoie une erreur #NUM !, il y a de fortes chances que la date ne soit pas dans le bon format.