Calcul des Charges Constatées d'Avance sous Excel

Calcul des Charges Constatées d’Avances sous Excel

Le calcul des Charges Constatées d’Avances est un exercice récurrent qui peut parfois s’avérer long et fastidieux en fonction du nombre de factures que vous traitez. Après avoir déterminé les différentes factures faisant l’objet de charges anticipées sur la période en-cours, le comptable doit les neutraliser afin de les reporter sur la bonne période. Cet exercice plutôt simple à l’écrit devient rapidement compliqué sous Excel si l’on se base sur un calcul du nombre de jours au réel et non sur une base de 30 jours par mois.

Par ailleurs, cette information nécessite un calcul supplémentaire, si votre société a pour obligation de déposer l’annexe des comptes sociaux au greffe du tribunal de commerce chaque année. Dans ce cas, vous devez déterminer la part à +1 ans, entre 1 et 5 ans et à +5 ans dans votre état des créances et des dettes.

La théorie comptable

Les charges constatées d’avance (CCA) correspondent à des achats de biens ou de services comptabilisés lors d’une période, mais dont la livraison n’interviendra pas avant la période suivante. On retrouve principalement en CCA les charges liées aux contrats de maintenance, les assurances, les loyers, l’énergie, l’eau, etc. Ces charges sont inscrites à l’actif du bilan et doivent faire l’objet d’une explication en annexe si elles sont significatives. Elles ont pour effet de diminuer le solde des comptes de charges, ce qui permet d’accroître le résultat de l’entreprise.

Afin de constater une CCA en comptabilité, l’écriture passe par le débit du compte 486 « charges constatées d’avance » au crédit du compte de classe 6 « charges ». Le mois suivant, on extourne l’écriture afin d’imputer la charge sur le bon mois.

Comment calculer les CCA sous Excel ?

Calcul des Charges Constatées d'Avances sous Excel

Pour rendre le calcul compréhensible, celui-ci doit être éclaté par période, à savoir : le nombre total de jours que couvre la facture, le nombre de jours déjà consommés et enfin le nombre de jours restants. Décomposé, le calcul vous permettra de le justifier plus facilement en cas de demande de vos commissaires aux comptes.

Le principal intérêt de ce fichier est surtout la possibilité de calculer en masse vos CCA tout en calculant leur part à + 1 ans, 1 à 2 ans, etc. Vous pourrez ainsi compléter plus rapidement le tableau des créances et des dettes lors de la production de l’annexe des comptes sociaux.

Et la suite ?

Avec ce fichier, le calcul d’un volume important de CCA n’est désormais plus une contrainte.  Vous pouvez également optimiser votre temps de saisie en générant un fichier .txt ou .csv via VBA pour comptabiliser vos écritures d’opération diverses en masse.

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