Note de frais Excel : le guide complet + fichier automatisé

Les notes de frais sont le principal poste de dépense analysé en cas de contrôle URSSAF. Elles représentent un coût non négligeable pour les entreprises, surtout lorsque les salariés se déplacent souvent, engagent des frais et génèrent ainsi de nombreuses notes de frais. Afin de se conformer à la législation fiscale, les entreprises doivent se conformer à un certain nombre de règles : déductibilité de la TVA, plafond de dépenses autorisées, etc. L’idéal est bien entendu la mise en place d’un logiciel dédié au suivi des notes de frais mais il est possible de limiter les risques avec un fichier Excel automatisé.

A travers cet article, nous passeront en revue les risques inhérents à la justification des notes de frais et diverses méthodes pour les limiter. Nous aborderons ensuite les problématiques liées au traitement de la TVA, ainsi que les plafonds de dépenses définis par l’URSSAF. Enfin, je vous proposerai une méthode efficace sous Excel afin de traiter de manière automatisée et sécurisée vos notes de frais.

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Les risques liés aux notes de frais et comment les limiter

La gestion des notes de frais est un sujet sensible pour les sociétés du point de vue fiscal et social. Il faut savoir que toutes les dépenses effectuées par le salarié doivent être justifiées, non exagérées et engagées dans l’intérêt de l’entreprise. A titre d’exemple et sauf cas particulier, une note de frais dont le justificatif est égaré ne peut donner lieu à un remboursement : en cas de contrôle fiscal, cela est susceptible de conduire à une requalification de la dépense en avantage en nature et donc à un redressement.

Pourquoi les notes de frais sont un poste de dépense sensible ?

     1. Qui est responsable en cas de fraude sur les notes de frais ?

Cette responsabilité incombe au salarié. En effet, il incombe aux salariés de transmettre au comptable une information de qualité, à savoir la justification des frais engagés et la remise des factures originales. C’est à partir de ces éléments que le comptable sera en mesure de déterminer après vérification si ces frais peuvent être remboursés en totalité (certaines dépenses étant soumises à un plafond) et s’ils sont soumis ou non à déduction de la TVA.

En cas de fraude, la responsabilité du salarié peut être engagée. Par ailleurs, la note de frais étant soumise à un certain nombre de contrôles, il s’agira également d’une erreur :

• De la part du manager: ce dernier n’ayant pas clairement rempli son rôle concernant le contrôle de l’opportunité du déplacement professionnel mais aussi sur la vérification des demandes de remboursement
• De la part du comptable: qui n’aura pas détecté l’anomalie lors de la saisie de la note de frais du salarié

     2. Quels sont les risques pour le salarié ?

Si une erreur est détectée par l’URSSAF, le montant reversé au salarié sera soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. Par ailleurs, en cas de faute intentionnelle du salarié, l’employeur est susceptible de :

• Demander le remboursement de la somme indûment versée
• Voire adresser un avertissement au salarié en tort
• Et dans les cas les plus graves : procéder à un licenciement du salarié pour faute grave.

On notera toutefois qu’il est rare qu’une erreur de quelques euros conduise à un licenciement, surtout si le cas s’est produit de façon isolée.

     3. Quels sont les risques pour l’entreprise ?

En cas de fraude avérée et détectée par l’URSSAF, l’entreprise s’expose à un redressement. Son montant varie en fonction du montant des frais incriminés. Par ailleurs, en application de l’article R. 243-18 du Code de la sécurité sociale, il est appliqué une majoration de retard de 5% sur le paiement des cotisations sociales, ainsi qu’une majoration complémentaire de 0,2 % par mois ou fraction de mois de retard. Enfin, une pénalité de 10% est également appliquée si le redressement est à nouveau identifié par l’inspecteur sans correction à la suite d’une première alerte de l’Urssaf.

Comment limiter les risques sur les notes de frais

Afin de limiter les risques, la mise en place de contrôles et de règles simples permettent de limiter grandement les risques.

     1. Salariés : soyez organisés !

Si vous souhaitez que vos notes de frais soient traitées rapidement, évitez de mélanger tous vos tickets, factures dans une enveloppe… Pensez à votre comptable : il n’a pas pour vocation à ranger/classer vos documents mais à les comptabiliser. Par ailleurs, cela vous permettra de vérifier si vous n’avez pas oublié de justificatifs.

     2. Formaliser une politique de contrôle

En formalisant une politique de contrôle et en la diffusant au sein de l’entreprise, vous informez les salariés que leurs notes de frais sont soumises à un contrôle détaillé de leurs dépenses. Dans la réalité, il n’est pas possible de vérifier chacune des dépenses. Cela serait trop chronophage et le résultat financier en découlant serait trop incertain. Mais le fait de formaliser cette politique aura plusieurs effets bénéfiques :

• Les salariés savent que leurs notes de frais sont contrôlées ce qui permet de dissuader les abus
• Les fraudes restent possibles mais le risque devient limité

Une méthode efficace consiste à sélectionner chaque mois un certain nombre de salariés qui verront leurs notes de frais contrôlées en détail. Le choix peut se porter par exemple sur les 10 notes de frais les plus importantes ainsi que sur un panel de 20% de salariés choisis au hasard. Lors du contrôle des notes de frais, le comptable pourra demander des explications sur certains frais engagés. Informer les salariés qu’ils sont contrôlés en leur demandant de justifier telle ou telle dépense vous permettra de faire baisser le nombre d’anomalies.

     3. Mise en place d’une carte bancaire au nom de l’entreprise

Pour vos salariés engageant le plus de frais, envisager de les équiper d’une carte bancaire d’entreprise vous permettra de limiter les avances sur frais et les fraudes sur les montants : toutes les dépenses réalisées par le salarié seront remontées dans le logiciel de gestion prévu par la société. Par ailleurs, ces cartes vous permettent de définir des plafonds de dépenses (journalier, hebdomadaire ou mensuel), un calendrier d’utilisation ou encore la mise en place d’alertes. Lors de la réception des notes de frais, le comptable et le manager pourront se concentrer sur le contrôle des dépenses engagées, conformément à votre politique de contrôle des dépenses. Concernant le prix : le coût d’une flotte de cartes entreprises peut varier fortement et atteindre jusqu’à 150 € annuels par carte.

     4. Mettre en place un formulaire type (Excel) pour vos notes de frais

Si votre société n’utilise pas un logiciel dédié à la gestion des notes de frais, il devient alors important de mettre en place un formulaire type sous Excel que tous vos salariés devront utiliser. Au fur et à mesure que l’activité augmente, vos salariés sont de plus en plus amenés à engager des frais pour le compte de la société. Afin d’éviter que le suivi des notes de frais ne devienne un cauchemar pour vos comptables, il est important de veiller au plus tôt à la mise en place d’un processus agile permettant de sécuriser et de pérenniser la transmission d’une information comptable de qualité. Attention toutefois à ne pas mettre à jour trop souvent ce formulaire Excel : la mise en place fréquente de nouveaux formulaires risque de créer la confusion au sein de vos salariés. Par ailleurs, il est important de veiller à ce que ces derniers n’utilisent que la dernière version de votre formulaire type.

Notes de frais : la déductibilité de la TVA et les règles de l’URSSAF

La gestion des notes de frais nécessite une analyse précise de la part du comptable et il n’est pas toujours évident de déterminer si les frais engagés par le salarié ouvrent le droit ou non à la déduction de la TVA. Par ailleurs, toutes les dépenses ne peuvent pas être remboursées dans leur totalité : certaines sont soumises à des plafonds définis par l’URSSAF. Afin de nous y retrouver, je vous propose de faire un tour d’horizon de ces particularités. Ce guide nous sera par ailleurs utile lors de la création du formulaire type Excel.

TVA et notes de frais : le guide

La fiscalité de la TVA liée aux véhicules ne cesse d’évoluer ces dernières années. Lors du projet de loi de finances 2017, les députés ont voté un amendement prévoyant « un alignement en 5 ans du régime fiscal de l’essence par rapport au gazole et à l’E85.» Il conviendra de mettre en place une veille sur le sujet, les règles relatives à la TVA étant mouvantes et destinées à évoluer dans le temps.

     1. Règles de base liées à la TVA sur les notes de frais

Afin de pouvoir récupérer la TVA sur les notes de frais, un certain nombre de conditions doivent être réunies :

• Les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
• Chaque dépense doit être accompagnée d’une facture respectant les règles liées au formalisme des factures et mentionner le montant de la TVA payée,
• La facture doit être libellée au nom de l’entreprise (et non au nom du salarié),
• Elle doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer (on ne peut la récupérer sur une association à but non lucratif par exemple)

Les dépenses engagées par les salariés ne permettent pas une récupération systématique de la TVA. Ces règles sont recensées dans le droit fiscal français et je vous propose de passer en revue les principaux cas rencontrés (liste non exhaustive).

     2. La TVA sur les frais de déplacement (avion, bateau et train)

La TVA n’est pas déductible sur les frais de transport de personnes. Qu’elle apparaisse ou non sur la facture du fournisseur, cela n’a pas d’incidence. Les frais de transport de personnes sont toujours, sauf exceptions particulières, comptabilisées toutes taxes comprises (TTC). Sont donc exclus à la déduction les déplacements en avion, en bateau et en train (quelle que soit la personne concernée (salarié, dirigeant, client). Cette règle a été instaurée afin d’être en cohérence avec l’exclusion du droit à déduction de la TVA sur l’acquisition et la location de véhicules de tourisme : Article 206-IV-2-5ème de l’annexe II du CGI

« Le coefficient d’admission est nul (…) 5° Pour les prestations de transport de personnes et les prestations accessoires à ce transport, à l’exclusion de celles réalisées soit pour le compte d’une entreprise de transports publics de voyageurs, soit en vertu d’un contrat permanent de transport conclu par les entreprises pour amener leur personnel sur les lieux de travail ; »

     3. La TVA et les indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques sont calculées d’après un barème publié chaque année par l’administration fiscale sur le site https://www3.impots.gouv.fr. Elles prennent en compte l’usure du véhicule et les frais de carburant supportés par le salarié lors de l’utilisation de son véhicule personnel pendant ses heures de travail. Ces indemnités ne sont pas assujetties à la Taxe sur la Valeur Ajoutée.

     4. La TVA et les véhicules de tourisme

Les véhicules destinés au transport des personnes ainsi que les véhicules à usage mixte (transport de personnes et marchandises) sont par nature exclus au droit de récupération de la TVA. Cette règle s’applique sur toute la durée de vie du bien et concerne aussi bien l’achat du véhicule de tourisme que ses réparations ou l’achat de consommables (huile de vidange, lave-vitre, phares, etc.). Pour cette dernière partie, nous pouvons nous référer à l’article 206-IV de l’annexe II du CGI. Celui-ci précise dans son alinéa 7 que la déduction de TVA est exclue « pour les éléments constitutifs, pièces détachées et accessoires des véhicules et engins » des véhicules de tourisme. Elle ne pourra être déductible que s‘il s’agit d’un véhicule intrinsèquement lié à l’activité, comme dans le cas d’une auto-école. Vous pouvez retrouver la liste complète des exceptions dans l’alinéa 6.

     5. La TVA et la location de parking

La TVA afférente aux frais de parking dans le cadre d’une mission n’est pas déductible, sauf s’il s’agit de dépenses liées à un parking mis à la disposition des clients, du personnel ou des dirigeants à proximité du lieu de travail. Dans ce cas elle est déductible, quel que soit le véhicule concerné. C’est ce qui ressort du Bulletin Officiel du 12 septembre 2012.

« La taxe afférente au service de stationnement peut être déduite par les usagers qui utilisent le service pour les besoins de leurs opérations ouvrant droit à déduction. »

     6. La TVA liée aux frais de péage

     7. Synthèse de la déductibilité de la TVA

Nature de la dépense	Déductibilité	Conditions spécifiques
Transport de personnes quel que soit le mode (train, avion, taxi…) et quel que soit le motif	Non	Article 206-IV-2-5ème de l’annexe II du CGI
Achat / location d’un véhicule de tourisme	Non	Article 206-IV-2-6ème et 10ème de l’annexe II du CGI
Entretien ou réparation d’un véhicule de tourisme	Non	Article 206-IV-2-10ème de l’annexe II du CGI
Achat / location d’un parking	Non	Sauf pour la taxe afférente à des dépenses de parking situés sur le lieu de travail ou à proximité
Péage	Oui	Les tickets délivrés lors des passages tiennent lieu de factures s‘ils sont complétés par l’assujetti au verso

     8. La TVA sur les frais de carburant

Selon le type de carburant utilisé pour votre véhicule de société, la règle de déductibilité de la Txe sur la Valeur Ajoutée peut varier.

     Le gazole

Récemment, un alignement progressif des règles de récupération de la TVA du gazole sur l’essence a été adopté. Cet alignement a été prévu pour s’étaler sur 5 ans d’après l’article 31 de la loi de finances pour 2017. Historiquement, l’État a favorisé depuis des décennies le gazole au détriment de l’essence, en matière de fiscalité. La législation actuellement en vigueur permet de déduire 100% de la taxe sur l’achat de gazole utilisé pour un véhicule utilitaire et 80% pour un véhicule de tourisme (Article 206-IV-4 de l’annexe II du CGI)

     L’essence

Jusqu’en 2016, aucune TVA ne pouvait être récupérée pour l’essence que ce soit pour un véhicule utilitaire ou pour un véhicule de tourisme (Article 206-IV-2-8ème de l’annexe II du CGI). Pour des raisons politiques et environnementales, la Loi de finances 2017 a adopté un nivellement par le haut sur 5 ans.

« Dès 2021, la TVA sur l’essence sera déductible à 80% pour les véhicules de tourisme, comme pour le gazole. Pour les utilitaires, la TVA sera déductible à 100% à partir de 2022. »

Acquisition d’essence	Véhicules de tourisme	Véhicules utilitaires
2017	10%	0%
2018	20%	20%
2019	40%	40%
2020	60%	60%
2021	80%	80%
A partir de 2022	80%	100%

     Le GPL et l’électricité

La TVA sur les carburants « propres » est intégralement déductible quel que soit le type de véhicule utilisé.

     9. La TVA sur les frais de réception

Frais de missions	Déductibilité	Conditions spécifiques
Repas avec des invités extérieurs à la société	Oui	L’invitation doit revêtir un caractère professionnel (clients, fournisseurs…)
Repas d’un salarié seul	Oui	Le salarié doit être en mission pour l’entreprise
Repas de fin d’année ou lors d’une cérémonie	Oui	L’intérêt de l’entreprise doit être mis en avant : resserrer les liens entre salariés, développer la motivation…
Nuit d’hôtel pour un dirigeant ou un salarié	Non	Article 206-IV-2-2ème de l’annexe II du CGI
Nuit d’hôtel pour un tiers (client, fournisseur)	Oui	L’invitation doit être faite dans l’intérêt de l’entreprise
Petit déjeuner ou boissons à l’hôtel	Oui	Mêmes conditions que pour les repas

     10. La TVA et les cadeaux faits aux clients

Dans le cadre de ses frais, il arrive parfois que le salarié achète un cadeau pour un client. La TVA ne pourra être récupérée sur un cadeau que si sa valeur ne dépasse pas 69,00 € TTC par année et par bénéficiaire. Il est généralement conseillé de ne pas la récupérer sur les cadeaux : cela permet d’éviter un suivi long et fastidieux de tous les préents offerts par la société au cours de l’année.

     11. La TVA et les frais somptuaire

D’après l’Article 39-4 du Code général des impôts, sont considérés comme des frais somptuaires, les dépenses de chasse, pêche, de plaisance, etc. Ces dépenses ne permettent pas une déduction de la TVA car elles sont considérées comme non nécessaires pour l’activité de l’entreprise.

Notes de frais : les barèmes de l’URSSAF

Les notes de frais peuvent être remboursées sur la base de frais réels lorsque les justificatifs sont fournis. Toutefois, certains frais sont soumis à un barème définis par l’URSSAF. Chaque année, l’URSSAF met à disposition sur son site un barème pour le calcul des frais forfaitaires. Si les frais dépassent ces plafonds, l’URSSAF est alors en mesure de requalifier le remboursement de ces dépenses comme des avantages en nature.

Les différents types de dépenses encadrées sont :

• Les repas au restaurant pour les salariés en déplacement et ne pouvant regagner leur résidence
• La restauration sur le lieu de travail ou en-dehors
• Les frais d’hébergement
• Les indemnités kilométriques
• Les frais d’installation liés à une mobilité professionnelle (déménagement)
• Les frais permettant au salarié de s’équiper pour le télétravail

Afin de se prémunir contre un éventuel redressement, l’entreprise doit actualiser (si possible) chaque année les plafonds de dépense dans son logiciel de gestion ou sa matrice Excel des notes de frais.

Notes de frais : la gestion des tickets restaurant

Votre entreprise délivre des tickets restaurant au personnel ? Afin d’éviter un redressement fiscal, l’entreprise devra retirer un ticket restaurant au salarié pour chaque repas pris en dehors d’un cadre commercial et déclaré sur sa note de frais. D’après l’URSSAF :

• Le ticket restaurant est considéré comme un avantage en nature. Il permet de répondre à une obligation patronale concernant la restauration des salariés.
• Les notes de frais servent quant à elles à rembourser les salariés à hauteur des frais qu’ils ont engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

Pour résumer, les tickets restaurant et le remboursement des repas du salarié en dehors d’une invitation (repas d’affaires) sont incompatibles. Un repas ne doit pas être financé deux fois par l’employeur selon l’URSSAF.

La dématérialisation des notes de frais

La législation française permet de s’épargner l’archivage des reçus papier depuis avril 2017. Les justificatifs numériques ont la même valeur probante que les originaux, moyennant certaines précautions décrites dans l’Article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales et le décrêt n°2016-1673 du 5 décembre 2016 :

• La numérisation est possible par scan ou smartphone à condition que les justificatifs soient parfaitement lisibles
• Les justificatifs doivent être enregistrés au format PDF et recevoir une signature électronique
• La solution d’archivage doit garantir la pérennité du document pendant les 6 ans de conservation légale

La dématérialisation est particulièrement intéressante en cas de contrôle par l’URSAFF. Elle vous permettra de fournir rapidement les justificatifs demandés. La seule véritable contrainte est l’obligation d’une signature électronique. Celle-ci est particulièrement difficile à mettre en place sans l’utilisation d’un logiciel dédié.

Note de frais Excel : le fichier

Prendre en compte ces contraintes peut vite devenir un véritable casse-tête. Afin de vous simplifier la tâche, je vous propose ici un modèle de note de frais comprenant :

• Une saisie intuitive pour les salariés
• Une liste de frais délimitée mais évolutive (actualisation possible par le comptable)
• Une analyse rapide de la TVA récupérable
• La gestion des devises par date (le cours est récupérée automatiquement depuis Internet)
• La gestion analytique et comptable des dépenses via des tables de transco
• Une interface sécurisée

Afin de vous faciliter la prise en main de ce fichier Excel, je vous propose de voir ensemble ses différentes fonctionnalités.

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Ce fichier a été testé et validé par de nombreux utilisateurs (+170 en 6 mois). Il s’agit d’une solution à faible coût comparée à ses concurrents , facile à paramétrer avec une prise en main immédiate. Si vous avez la moindre question au sujet du fichier n’hésitez pas à m’écrire via le formulaire de contact du site : je répondrais rapidement à votre demande.

Une saisie intuitive pour les salariés

Un salarié passe en moyenne 30 minutes par mois à renseigner ses notes de frais. Afin de réduire cette activité chronophage, le fichier a été conçu afin de simplifier la saisie des éléments.

     1. Une zone de saisie délimitée

Le salarié pourra se repérer rapidement dans le fichier grâce aux zones de couleur. Lorsque le fichier est sécurisé, seul les zone de couleur jaune (#FFFFCC) sont modifiables.

     2. La mise en place de listes de choix

Une mise à jour du fichier Excel évolutive

Les règles fiscales ainsi que l’organisation de l’entreprise évoluent dans le temps c’est pourquoi le fichier Excel a été conçu pour permettre une mise à jour des éléments les plus pertinents. Ces données sont regroupés dans deux onglets.

     1. Un onglet pour les paramètres

Cet onglet permet de définir :

• La liste des dépenses disponibles (repas, hôtel, cadeaux, etc.)
• Le taux de déductibilité de la TVA par type de dépense
• Le barème des indemnités kilométriques
• Le nom de votre / vos société(s)
• Les devises possibles pour le calcul des conversions à la date des frais
• La prise en compte des tickets restaurant (ou non)

A noter : les devises sont obtenues via le site de la Banque de France. Seul les devises mentionnées sur le site https://www.banque-france.fr/statistiques/taux-et-cours/les-taux-de-change-salle-des-marches/parites-quotidiennes peuvent être renseignés dans les paramètres (soit 40 devises actuellement).

     2. Un onglet contenant la liste des salariés

Cet onglet permet d’intégrer la liste des salariés. A partir de celle-ci, vous serez en mesure de définir :

• La liste des salariés autorisés à établir une note de frais
• Définir le responsable validant les frais pour chaque salariés
• Attribuer un centre de coût et un matricule à chaque salariés

Ces données sont particulièrement utiles pour le comptable et lui permettent également de s’assurer que les notes de frais sont validées par la bonne personne.

Le calcul de la TVA récupérable et des taux de conversion

Lors de la rédaction de cet article, nous avons passé en revue l’ensemble des frais éligibles ou non à la récupération de la TVA. Ces données ont été retranscrites dans le fichier Excel afin de permettre le calcul automatique de la TVA récupérable. Si le lieu de la dépense correspond à la France, le fichier appliquera le pourcentage de récupération de la Taxe sur la Valeur Ajoutée sur la base du montant mentionné sur la facture.

A noter : la fiscalité évoluant, le comptable devra procéder à une veille et actualiser les taux de déductibilité de cette taxe dans le fichier Excel. Ci-dessus, on constate que la Taxe sur la Valeur Ajoutée récupérable en 2018 sur les frais de carburant est de 20% (véhicule de tourisme ou utilitaire). En 2019 ce taux évoluera, passant de 20% à 40% pour les véhicule de tourisme et utilitaires.

Des données sécurisées

Le fichier Excel proposé dans cet article dispose d’un accès sécurisé aux données sensibles (liste du personnel, centres de coûts, etc). Cet accès est géré via du code VBA et a été mis en place afin de vous permettre une diffusion sans risque du fichier auprès de vos collaborateurs. Pour pouvoir accéder à ces options, un mot de passe est demandé à l’utilisateur.

Et la suite ?

Cet article a été rédigé afin d’être le plus exhaustif possible. Son utilisation est adaptée pour tout les types de structures. Toutefois, si vous souhaitez qu’un point en particulier soit abordé, n’hésitez pas à laisser un commentaire : je mettrais à jour l’article dans ce sens.